Conéctate con nosotros

Emprendimiento

TimeBox

Publicado

on

TimeBox

 

¿Qué es el Timebox?

El timebox (o por su traducción: caja del tiempo) es un método que consiste en establecer un tiempo específico para cumplir con una serie de responsabilidades y así, alcanzar un objetivo determinado dentro de un proyecto. El cumplimiento de dichas responsabilidades se debe hacer un tiempo determinado, lo cual favorece el aumento de la productividad para alcanzar todos los propósitos que se tengan de manera rápida y efectiva.

El timeboxing es una técnica ágil para gestionar proyectos de una empresa, pero detrás de este método hay mucho más que solo ponerse un límite de tiempo.

 

Pasos para un buen Timeboxing

En medio del proceso de timeboxing se pueden identificar cinco pasos a seguir para un buen desarrollo de este método; estos son:

  • El despegue: este paso consiste en una reunión donde los miembros del equipo deciden los objetivos a cumplir y los tiempos límites del timeboxing. El esquipo se lidera por el “team manager”, que es una persona que se encargará de repartir las responsabilidades a cada miembro del equipo. El objetivo principal de esta reunión es revisar los objetivos que se deseen alcanzar en el proceso, teniendo en cuenta que estos deben cumplirse dentro de los plazos determinados para el timebox. En caso de no cumplir los objetivos en el tiempo determinado, se deberán cambiar los tiempos del timebox.

Además de dejar claros objetivos y tiempos, se debe testear y monitorear que los participantes que hagan parte del timebox sean capaces de cumplir con las responsabilidades aceptando los costes que implique que un equipo se enfoque solamente a dicha responsabilidad.

  • La investigación: deben investigarse todos los productos que se vayan a utilizar en el timeboxing de tal manera que el equipo llegue a un acuerdo sobre los recursos que este va a emplear a lo largo del proceso.

Este proceso de investigación se encarga de verificar si las teorías decididas (para llevar a cabo en el perfeccionamiento) en el punto anterior son lo suficientemente. Aquí se trabajan las posibles soluciones que propongan cada uno de los miembros del equipo, para demostrar todo lo propuesto en la fase anterior. Todo el equipo tendrá que trabajar en conjunto en el timebox para refutar alguna teoría errónea.

  • Perfeccionamiento: aquí se testean todos los productos a utilizar dentro del timebox teniendo en cuenta el orden de prioridades. En este punto se pretende alcanzar la culminación de proyecto lo antes posible siempre y cuando se sigan los pasos establecidos en los pasos anteriores. Después de revisar los resultados (lo cual es labor del Business Ambassador), este aprobará si se ha cumplido con los objetivos establecidos.

Debemos tener en cuenta que en este paso no se realiza ningún tipo de cambio sobre el trabajo que ya se haya realizado, todas las modificaciones respectivas solo serán un resultado de los fallos durante el proceso de trabajo del timebox.

  • La consolidación: en este punto hay que preocuparse por atar todos los cabos sueltos por medio de la verificación de todos los productos usados en el timeboxing, validando que estos funcionen correctamente. En este proceso, como su nombre lo dice, se consolidan las tareas que se han llevado a cabo todo el tiempo del timebox y así, se descartan los fallos.
  • El cierre: aquí el director del equipo acepta la finalización del timebox. En este paso se deben revidar los resultados finales y si el timebox puede declararse exitoso. En caso de haber encontrado fallos, se debe procurar repararlos en futuros procesos de timebox.

 

¿Cómo implementar el timebox en una empresa?

Para contribuir a la innovación en las técnicas de motivación laboral, es necesario saber cómo aplicar metodologías como el timebox, las cuales ayudan a afrontar más fácilmente los proyectos. Para aplicar de forma óptima esta metodología debemos tener en cuenta:

  • Hay que definir claramente los objetivos: deben escogerse objetivos que puedan cumplirse en el tiempo del timeboxing; se debe evitar dedicar mucho tiempo en perfeccionar aspecto.
  • Administrar el tiempo y los recursos para las actividades: las personas y el material empleados para realizar las tareas deben estar fijados con anterioridad, aunque los objetivos puedan variar a medida que avance el proceso. Si se ve que el tiempo para cumplir plazos no es suficiente, se reduce el número de objetivos con el propósito de cumplir a cabalidad la tarea.
  • Tener un equipo adecuado y evitar las interrupciones: hay que evitar las interrupciones externas para no perder tiempo. El líder debe facilitar las responsabilidades de cada integrante del equipo, haciendo de estas más fluidas.
  • El equipo debe mantenerse motivado: el propósito del timeboxing es hacer más agiles las tareas, pero también hay que poner atención en mantener al equipo motivado recordándoles el objetivo que deben alcanzar. Una buena manera de lograr esto crear rutinas de trabajo con lapsos de descanso o asignando a los integrantes en las tareas donde mejor se desempeñen.

 

Y al final… ¿Para qué sirve todo este trabajo?

Trabajar bajo esta metodología aumenta la productividad de los trabajadores y hace que estos sean más efectivos a la hora de realizar sus tareas. Hace que los trabajadores hagan su trabajo de una manera más eficiente, haciendo que la atención se centre en un solo punto específico para terminar con este en un lapso de tiempo determinado.

 

Ingeniero Industrial, especialista en Logística, Cadena de Abastecimiento, Marketing de contenidos, Finanzas y presupuestos. Co-fundador de abcfinanzas.com y Fundador del sitio web ingenieriaindustrialonline.com.

Clic para comentar

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Emprendimiento

Método GTD

Publicado

on

Método GTD

Las siglas GTD significan: Get Things Done

Este es un método sobre la productividad, fue desarrollado por el consultor e instructor de productividad David Allen. Este método ha sido aceptado alrededor del mundo como uno de los métodos de organización personal más eficiente.

Podemos definir más precisamente al método GTD como una metodología basada en el principio de que las personas necesitan liberar su mente de todas aquellas responsabilidades pendientes guardándolas en un lugar específico de la misma, de tal manera que no se necesite recordar aquello por hacer para poder concentrarse en la realización de otras tareas.

 

¿Por qué se llama Get Things Done?

Como ya mencionamos, el get things done es un método planteado por primera vez y muy específicamente por David Allen, plasmado en el libro que lleva el mismo nombre. En este se explica que es exactamente el GT y toda la metodología que este lleva consigo, también se plantean varios ejemplos y lo más importante, muestra las razones por las cueles es necesario organizarse por medio de este método.

 

¿Qué es el método Get Things Done?

En el libro, Allen afirma que naturalmente la memoria de los individuos es insuficiente, para explicar esto Allen plantea y recuerda aquellas situaciones donde nuestra memoria no recuerda alguna tarea en aquellos momentos donde no podemos hacer nada para cumplirla y así mismo, cuantas veces la memoria no nos recuerda las tareas en esos momentos que si se puede o se debe cumplirla.

Entonces, bajo lo anterior podemos decir que el método GTD es una guía o unos pasos a seguir para mejorar la forma en la que se recuerdan y organizan las tareas en la mente para que así se aproveche mejor el tiempo en las tareas que si pueden hacerse; de la misma manera se mejorara la productividad puesto que se cumplirá con las responsabilidades en el tiempo que es.

Al ya saber que es el GTD, se puede pasar a plantear la parte más práctica del método. El método GTD está enfocado en poseer un sistema organizativo lo suficientemente confiable y obviamente externo a la memoria, el cual permite que se recuerden las cosas que deben recordarse en el momento que se tienen que recordad.

Bajo este sistema, la mente podrá estar tranquila al saber que no olvidará absolutamente y por ende, se enfoca la dedicación a las responsabilidades de forma concreta, creativa y los más importante, eficientes. De esta manera el método GTD consigue que se realice fácilmente el seguimiento, almacenamiento y la revisión de todas las responsabilidades.

 

Los principios del método Get Things Done

A Estos son los principios esenciales del GTD:

  • Recopilar: Poner en herramientas como correos, grabadoras, libretas, entre otras cosas todo aquello que se necesite para recordar
  • Procesar: para esto se debe seguir este orden

– Siempre iniciar por el principio

– Procesar un elemento a la vez

– No devolver ninguna responsabilidad o dejarla para después

– Si una tarea necesita una acción para ser realizada se debe tener en cuenta que: si lleva menos de dos minutos hay que hacerla, si no es tu responsabilidad debe delegarse a otra persona y si no se puede hacer hay que posponerla.

– Si la tarea no requiere una acción previa hay que tener en cuenta que: Archivarlo a manera de referencia, desecharla si no es necesaria y posponerla si no puede llevarse a cabo

– Si esta tarea no puede delegarse como se espera, debe informarse

  • Organizar: para organizar el tipo de tarea debe tenerse en cuenta lo siguiente:

– Las acciones próximas: elegir que elemento es más importante de llevar a cabo

– Proyectos: toda área de trabajo o de vida que necesite varias acciones para realizarse se llama proyecto.

– En espera: registra cuando se ha delegado la tarea a otro

– Algún día: cosas que deben hacerse, pero no en el momento (viajes, vacaciones, etc.)

  • Revisar: se deben revisar todas las listas de tareas, de lo contrario el método no será útil
  • Hacer: al realizar las tareas cuando se debe, se estará menos propenso a la saturación de tareas inconclusas.

 

Un poco de su autor

David Allen nació en los Estados Unidos en el año 1985 y como mencionamos anteriormente es consultor es instructor de productividad. Allen fue el creador del método GTD, empezando a explicar sus ideas de productividad alrededor del año 1980. Un tiempo después creo la David Allen Company, la cual es una empresa enfocada en lo que siempre ha profesado: la productividad; además también se dedica a formar ejecutivos en diversas áreas.

 

Sigue leyendo

Emprendimiento

Metodología Forth

Publicado

on

Metodología Forth

 

¿Qué es la metodología Forth?

La innovación Forth es una metodología ese dedica a duplicar la efectividad de los procesos de innovación enfocados en el cliente. Este método es una gran ayuda para el desarrollo y mejora de los productos, los servicios y los modelos de negocios. El método Forth ayuda a mejorar los procesos con mejoras respecto a así innovación, para que así funcionen de una forma más efectiva por medio de las tres tendencias más útiles hoy en día: el design thinking, la realidad empresarial y la creatividad.

 

¿Por qué se llama así este método?

El nombre de la metodología Forth viene de un acrónico, tomando la primera letra de cada paso a seguir en este método. De esta forma, el nombre proviene de la siguiente forma:

  • Full steam ahead: traduce la expresión “a toda máquina”
  • Observe and learn: observar y aprender
  • Reaise idea: generar ideas
  • Test ideas: probar las ideas
  • Homecoming: “volver a casa”

Con estos pasos, la metodología Forth busca ordenar el estado desordenado que pueda tener la innovación y fomentar un comportamiento para la misma, todo esto en una especie de expedición por 20 semanas. Los resultados de dicha expedición de innovación se basan en: De 3 a 5, casos de negocio para las ideas innovadoras, los cuales son acordes con la realidad de la empresa. Más adelante se explicará más detalladamente todos los pasos de este método y especificaremos lo dicho anteriormente.

 

¿En qué consiste la metodología Forth?

Como decíamos anteriormente, FORTH es un acrónimo de los cincos pasos de este método. Lo más curioso de este método es el “learning by doing” dejando de lado la elaboración de planes extensos sobre viabilidad, centrando en la acción, la búsqueda y la puesta en marcha de las acciones innovadoras.

Las fases de este método son:

  • Full Steam Ahead: como mencionamos, se refiere a la expresión “a toda máquina”. Este paso se basa en elegir un foco de la innovación, es decir, elegir las bases para llegar al éxito. En este paso se definirán los puntos que la empresa debe mejorar y cambiar; de la misma manera se delimitará el tamaño de dichos puntos y se crean equipos para desarrollar el proyecto. Cuando esto esté listo, se va a identificar y definir las oportunidades que tiene la empresa en cuestiones de innovación.
  • Observe and learn: este paso comenzara una vez se tenga el plan a seguir, la ruta que tomaremos, en lo cual se basa el paso anterior. En esta fase se descubrirá y entenderá lo que es realmente importante para el cliente y aquello que no lo es, las limitaciones que estos tienen, las tendencias del mercado, la percepción de los clientes y las oportunidades que este conocimiento pueda dar.
  • Raise ideas: este paso se basa en que, una vez se ha hecho el análisis de la información y desechado aquello que no porte valor al proceso, debe ponerse en marcha el proceso creativo. Este consiste en la generación de ideas viables, evaluarlas y desarrollar prototipos específicos de estas en base a toda la información recopilada y analizada anteriormente.
  • Test ideas: este paso consiste en llevar a la práctica dichos prototipos y así, observar cómo se comporta el grupo de clientes potenciales con estas; si la aceptan o no.
  • Homecoming: en este último paso, aquellos prototipos con una mayor aceptación se ajustarán para ser implementados en la empresa y así mismo en el mercado. Simultáneamente se crea un proceso de generación de ideas más óptimo y también se implanta en el proceso de innovación de la empresa.

 

¿Por qué es importante implementar esta metodología?

Esta metodología es una forma de vida característica de los amantes de la innovación, pues estos dejan atrás todos los métodos convencionales para abrirse a métodos novedosos y efectivos. Uno de esos métodos es el meto Forth, el cual es necesario por lo siguiente:

  • Porque si la empresa tiene un pensamiento de planeación a corto plazo, es necesario que esta innove
  • Si los procesos empresariales no son del todo organizados, no habrá buenos resultados y por esto es necesario buscar una nueva organización
  • El método fomenta la actitud de cambio en la empresa, haciéndola fresca y versátil
  • Llegar al consumidor es una lucha que debe hacerse constante mente, pues este es el que le da sentido a la empresa
  • Este método hace que se apoyen los temas de innovación entre los trabajadores.

 

Sigue leyendo

Emprendimiento

¿Qué es el Partnering?

Publicado

on

¿Qué es el Partnering?

El termino Partnering se refiere a la asociación de una empresa con otra para que así se promocione algún producto u otro tipo de promoción, con intereses mutuos. Este método no es nada nuevo, pero la economía actual está haciendo que este tipo de negocios se den cada vez con más fuerza.

 

¿Por qué el Partnering es cada vez más popular?

Este método se ha hecho cada vez más usado por el simple hecho de que no implica inversiones de ningún tipo, sino que implica una ampliación de los limites comerciales, o de la cartera de servicios (según la posición de cada partner) lo que hace que su aplicación se mas fácil y viable. En este tipo de negocios hay un partner proveedor (el cual aporta sus servicios) y un partner vendedor (el cual vende como productos propios a los clientes aquellos que realiza el otro partner).

Supongamos que se desea incrementar la cartera de servicios de una empresa. Se podría implementar esos servicios, lo cual conllevan gastos, o también se puede subcontratar esos servicios (requiere presupuesto y tiene riesgo al estar con una empresa nueva cada que se subcontrata, por ende, no se tiene la completa confianza en la misma) o se puede trabajar con un partner que solucionaría muchos de los problemas mencionados.

 

Ventajas del partnering empresarial

  • Ahorro en la inversión: cuando se trabaja con un partner no es necesario realizar una inversión inicial para mejorar la cadena de producción; como por ejemplo el espacio físico, los equipos de trabajo, el tiempo de formación para los trabajadores un campo que la empresa no conoce, entre otros.
  • Consolidación de la experiencia: cuando se encuentra un aliado que si posee experiencia en el sector que se desea llegar, en el cual no se tiene experiencia, no se debe invertir para empezar de cero no solamente en el proceso productivo, sino en el plan de desarrollo que vaya a manejar la empresa
  • Control del proceso productivo: la enorme diferencia entre subcontratar y tener un partner que acompañe por un objetivo en común, es que este compañero otorgarla capacidad del control total sobre el proceso de producción de los servicios en la empresa
  • Mayor capacidad y aumento de los servicios: la empresa ganaría nuevos servicios al integrarlos en el proceso de forma gratuita, de esta forma reduciría costes y haría el partnering aún más competitivo en el mercado
  • Mejoras en la inversión y aumento en el valor de la empresa: cuando se unen dos empresas, suman su valor económico y el potencial como una sola empresa de servicio. Haciéndola más atractiva para clientes y accionistas
  • La comodidad del cliente: las dos empresas tenían un grupo de clientes ya consolidados y por ende su unión aumentaría la satisfacción entre ambos grupos y de la misma manera, atraerá a los nuevos clientes porque ofrecerá un mejor servicio a unos precios más atractivos y competitivos.

 

Cualidades que deben buscarse en un partner

Cuando se busca un partner la idea es establecer una relación de simbiosis empresarial, por ende, la otra empresa debe ser innovadora y que busque estar en una evolución constante con la otra, de la misma forma debe garantizar una renovación y mejora en los servicios ofrecidos.

La empresa con la que se vaya a unir debe dar respuesta a las debilidades que se hayan encontrado en el negocio y que hubiesen hecho más difícil la integración del servicio en la producción. De esta manera se tendrá la oportunidad de ofrecer un nuevo servicio de calidad a los clientes, pues el partner debe tener experiencia.

Además de esta suma en las fortalezas de cada empresa, también se ampliará la red de contactos y clientes, así mismo las nuevas oportunidades de aprender y el apoyo.

Si se piensa en hacer externo o en ampliar el negocio pero no se tiene la financiación suficiente, pensar en las ventajas del partnering empresarial y valorar a las empresas más cercanas en el sector (que deseen colaborar con el negocio) es una muy buena opción, pues se pueden obtener grandes beneficios de esto, y además de los beneficios, la empresa podría ganar muchísima experiencia y así mismo, sus trabajadores se capacitarían cada vez más, pues se basan también en la experiencia de la otra empresa.

Sigue leyendo

Administración financiera

Finanzas personales

Tendencias