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Teoría burocrática de la administración

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Teoría burocrática de la administración

La teoría burocrática de la administración se refiere a una forma de administración basada en la misma burocracia y los tipos de autoridad de esta, contextualizados a una empresa específica.

Enfoque de la teoría burocrática de la administración

Esta teoría afirma que la empresa debe ser eficiente por excelencia y así, diseñase un modelo completo para poder funcionar de forma óptima y exacta en todas sus tareas, también que se anticipara la realización de las cosas y las acciones futuras.

 

Orígenes de la burocracia

La burocracia para principios del siglo XX se definió como una forma de organización humana basada netamente en la racionalidad, la adecuación de los medios para obtener los objetivos planeados con la meta de garantizas una máxima eficiencia en el proceso de búsqueda y alcance de los objetivos.

Los orígenes en sí de la burocracia fueron en la antigüedad. La burocracia se tomaba como base del sistema moderno de producción, nació de los ambos religiosos que sucedieron posteriormente al renacimiento. Max Weber (filósofo, economista y juradista) afirma que si el modelo moderno de producción (el cual es racional y capitalista), se dio a raíz de un nuevo conjunto de normas morales, las cuales dominaba como “ética protestante”.

Dichas reglas, en general, tomaban el trabajo duro como regalo de Dios, también el ahorro que se tenía por la reinversión del ingreso excedente, en vez de gastarlos en símbolos materiales. Weber también afirmo que el capitalismo, la ciencia y la burocracia constituyen tres formas de racionalidad surgidas a partir de los cambios religiosos de la época, pues las similitudes entre la ética protestante y el comportamiento capitalista son impresionantes. Es decir, estas tres formas de racionalidad se apoyaron enteramente en los cambios religiosos.

 

Tipos de sociedad

Weber identifica tres tipos de sociedad, estas son

  • Sociedad tradicional: los comportamientos patriarcales y hereditarios son muy marcados. Por ejemplo, la familia.
  • Sociedad carismática: son importante las características arbitrarias y personalistas. Por ejemplo, los partidos políticos.
  • Sociedad legal: basados en la racionalidad y en la burocracia, predominan las normas y la racionalidad respecto a la toma de decisiones, la elección de medios y objetivos. Por ejemplo, las empresas.

 

Tipos de autoridad

Para cada sociedad mencionada anteriormente existe un tipo de sociedad

  • La autoridad tradicional: En este caso, los subordinados acatan y ve justificadas las órdenes de su autoridad por el simple hecho de que esa siempre fue la forma como se realizaban las cosas. La autoridad patriarcal del padre de familia es el mejor representante de la autoridad tradicional.
  • La autoridad carismática: Los subordinados acatan las órdenes de esta autoridad como justificadas gracias a la influencia de la persona y su capacidad de liderazgo, con la cual los subordinados se identifican. Por ejemplo, los líderes políticos.
  • Autoridad legal o burocrática: los subordinados aceptan y justifican las ordenes porque están de acurdo con las normas y de las cueles se deriva la autoridad. Este tipo de autoridad es de técnica, meritocracia y principalmente administrativa.

 

Ventajas de la burocracia en la administración

  • Existe la racionalidad en relación con el logro de objetivos propuestos de la empresa; se busca cumplir dichos objetivos de la manera más óptima y lógica posible.
  • Hay precisión en la definición de cargos y de las operaciones de los mismos, gracias al conocimiento exacto de la empresa. Pues para que funcione a empresa, y así mismo que se logren sus objetivos, debe conocerse completamente todo lo relacionado a la empresa.
  • Las interpretaciones son inequívocas, esto lo garantiza la reglamentación específica y escrita de la empresa; gracias a la creación del modelo de funcionamiento mencionado anteriormente.
  • Hay uniformidad en las rutinas y en las tareas, lo cual favorece la estandarización y la reducción de costos y errores. Se conoce la forma óptima de trabajar y por ende se lleva a cabo de manera precisa.

La continuidad de la empresa por medio de la sustitución inmediata del personal que decida retirarse (o deba ser retirado). Pues una falta en el sistema podría ocasionar un desequilibrio y así, que no se logren los objetivos de la forma esperada.

  • Disminuye la fricción entre los trabajadores, pues cada uno sabe los que se exige de sí mismo y cuáles son sus límites entre las responsabilidades de él y del resto de trabajadores en la empresa.

Ingeniero Industrial, especialista en Logística, Cadena de Abastecimiento, Marketing de contenidos, Finanzas y presupuestos. Co-fundador de abcfinanzas.com y Fundador del sitio web ingenieriaindustrialonline.com.

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Método GTD

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Método GTD

Las siglas GTD significan: Get Things Done

Este es un método sobre la productividad, fue desarrollado por el consultor e instructor de productividad David Allen. Este método ha sido aceptado alrededor del mundo como uno de los métodos de organización personal más eficiente.

Podemos definir más precisamente al método GTD como una metodología basada en el principio de que las personas necesitan liberar su mente de todas aquellas responsabilidades pendientes guardándolas en un lugar específico de la misma, de tal manera que no se necesite recordar aquello por hacer para poder concentrarse en la realización de otras tareas.

 

¿Por qué se llama Get Things Done?

Como ya mencionamos, el get things done es un método planteado por primera vez y muy específicamente por David Allen, plasmado en el libro que lleva el mismo nombre. En este se explica que es exactamente el GT y toda la metodología que este lleva consigo, también se plantean varios ejemplos y lo más importante, muestra las razones por las cueles es necesario organizarse por medio de este método.

 

¿Qué es el método Get Things Done?

En el libro, Allen afirma que naturalmente la memoria de los individuos es insuficiente, para explicar esto Allen plantea y recuerda aquellas situaciones donde nuestra memoria no recuerda alguna tarea en aquellos momentos donde no podemos hacer nada para cumplirla y así mismo, cuantas veces la memoria no nos recuerda las tareas en esos momentos que si se puede o se debe cumplirla.

Entonces, bajo lo anterior podemos decir que el método GTD es una guía o unos pasos a seguir para mejorar la forma en la que se recuerdan y organizan las tareas en la mente para que así se aproveche mejor el tiempo en las tareas que si pueden hacerse; de la misma manera se mejorara la productividad puesto que se cumplirá con las responsabilidades en el tiempo que es.

Al ya saber que es el GTD, se puede pasar a plantear la parte más práctica del método. El método GTD está enfocado en poseer un sistema organizativo lo suficientemente confiable y obviamente externo a la memoria, el cual permite que se recuerden las cosas que deben recordarse en el momento que se tienen que recordad.

Bajo este sistema, la mente podrá estar tranquila al saber que no olvidará absolutamente y por ende, se enfoca la dedicación a las responsabilidades de forma concreta, creativa y los más importante, eficientes. De esta manera el método GTD consigue que se realice fácilmente el seguimiento, almacenamiento y la revisión de todas las responsabilidades.

 

Los principios del método Get Things Done

A Estos son los principios esenciales del GTD:

  • Recopilar: Poner en herramientas como correos, grabadoras, libretas, entre otras cosas todo aquello que se necesite para recordar
  • Procesar: para esto se debe seguir este orden

– Siempre iniciar por el principio

– Procesar un elemento a la vez

– No devolver ninguna responsabilidad o dejarla para después

– Si una tarea necesita una acción para ser realizada se debe tener en cuenta que: si lleva menos de dos minutos hay que hacerla, si no es tu responsabilidad debe delegarse a otra persona y si no se puede hacer hay que posponerla.

– Si la tarea no requiere una acción previa hay que tener en cuenta que: Archivarlo a manera de referencia, desecharla si no es necesaria y posponerla si no puede llevarse a cabo

– Si esta tarea no puede delegarse como se espera, debe informarse

  • Organizar: para organizar el tipo de tarea debe tenerse en cuenta lo siguiente:

– Las acciones próximas: elegir que elemento es más importante de llevar a cabo

– Proyectos: toda área de trabajo o de vida que necesite varias acciones para realizarse se llama proyecto.

– En espera: registra cuando se ha delegado la tarea a otro

– Algún día: cosas que deben hacerse, pero no en el momento (viajes, vacaciones, etc.)

  • Revisar: se deben revisar todas las listas de tareas, de lo contrario el método no será útil
  • Hacer: al realizar las tareas cuando se debe, se estará menos propenso a la saturación de tareas inconclusas.

 

Un poco de su autor

David Allen nació en los Estados Unidos en el año 1985 y como mencionamos anteriormente es consultor es instructor de productividad. Allen fue el creador del método GTD, empezando a explicar sus ideas de productividad alrededor del año 1980. Un tiempo después creo la David Allen Company, la cual es una empresa enfocada en lo que siempre ha profesado: la productividad; además también se dedica a formar ejecutivos en diversas áreas.

 

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Metodología Forth

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Metodología Forth

 

¿Qué es la metodología Forth?

La innovación Forth es una metodología ese dedica a duplicar la efectividad de los procesos de innovación enfocados en el cliente. Este método es una gran ayuda para el desarrollo y mejora de los productos, los servicios y los modelos de negocios. El método Forth ayuda a mejorar los procesos con mejoras respecto a así innovación, para que así funcionen de una forma más efectiva por medio de las tres tendencias más útiles hoy en día: el design thinking, la realidad empresarial y la creatividad.

 

¿Por qué se llama así este método?

El nombre de la metodología Forth viene de un acrónico, tomando la primera letra de cada paso a seguir en este método. De esta forma, el nombre proviene de la siguiente forma:

  • Full steam ahead: traduce la expresión “a toda máquina”
  • Observe and learn: observar y aprender
  • Reaise idea: generar ideas
  • Test ideas: probar las ideas
  • Homecoming: “volver a casa”

Con estos pasos, la metodología Forth busca ordenar el estado desordenado que pueda tener la innovación y fomentar un comportamiento para la misma, todo esto en una especie de expedición por 20 semanas. Los resultados de dicha expedición de innovación se basan en: De 3 a 5, casos de negocio para las ideas innovadoras, los cuales son acordes con la realidad de la empresa. Más adelante se explicará más detalladamente todos los pasos de este método y especificaremos lo dicho anteriormente.

 

¿En qué consiste la metodología Forth?

Como decíamos anteriormente, FORTH es un acrónimo de los cincos pasos de este método. Lo más curioso de este método es el “learning by doing” dejando de lado la elaboración de planes extensos sobre viabilidad, centrando en la acción, la búsqueda y la puesta en marcha de las acciones innovadoras.

Las fases de este método son:

  • Full Steam Ahead: como mencionamos, se refiere a la expresión “a toda máquina”. Este paso se basa en elegir un foco de la innovación, es decir, elegir las bases para llegar al éxito. En este paso se definirán los puntos que la empresa debe mejorar y cambiar; de la misma manera se delimitará el tamaño de dichos puntos y se crean equipos para desarrollar el proyecto. Cuando esto esté listo, se va a identificar y definir las oportunidades que tiene la empresa en cuestiones de innovación.
  • Observe and learn: este paso comenzara una vez se tenga el plan a seguir, la ruta que tomaremos, en lo cual se basa el paso anterior. En esta fase se descubrirá y entenderá lo que es realmente importante para el cliente y aquello que no lo es, las limitaciones que estos tienen, las tendencias del mercado, la percepción de los clientes y las oportunidades que este conocimiento pueda dar.
  • Raise ideas: este paso se basa en que, una vez se ha hecho el análisis de la información y desechado aquello que no porte valor al proceso, debe ponerse en marcha el proceso creativo. Este consiste en la generación de ideas viables, evaluarlas y desarrollar prototipos específicos de estas en base a toda la información recopilada y analizada anteriormente.
  • Test ideas: este paso consiste en llevar a la práctica dichos prototipos y así, observar cómo se comporta el grupo de clientes potenciales con estas; si la aceptan o no.
  • Homecoming: en este último paso, aquellos prototipos con una mayor aceptación se ajustarán para ser implementados en la empresa y así mismo en el mercado. Simultáneamente se crea un proceso de generación de ideas más óptimo y también se implanta en el proceso de innovación de la empresa.

 

¿Por qué es importante implementar esta metodología?

Esta metodología es una forma de vida característica de los amantes de la innovación, pues estos dejan atrás todos los métodos convencionales para abrirse a métodos novedosos y efectivos. Uno de esos métodos es el meto Forth, el cual es necesario por lo siguiente:

  • Porque si la empresa tiene un pensamiento de planeación a corto plazo, es necesario que esta innove
  • Si los procesos empresariales no son del todo organizados, no habrá buenos resultados y por esto es necesario buscar una nueva organización
  • El método fomenta la actitud de cambio en la empresa, haciéndola fresca y versátil
  • Llegar al consumidor es una lucha que debe hacerse constante mente, pues este es el que le da sentido a la empresa
  • Este método hace que se apoyen los temas de innovación entre los trabajadores.

 

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¿Qué es el Partnering?

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¿Qué es el Partnering?

El termino Partnering se refiere a la asociación de una empresa con otra para que así se promocione algún producto u otro tipo de promoción, con intereses mutuos. Este método no es nada nuevo, pero la economía actual está haciendo que este tipo de negocios se den cada vez con más fuerza.

 

¿Por qué el Partnering es cada vez más popular?

Este método se ha hecho cada vez más usado por el simple hecho de que no implica inversiones de ningún tipo, sino que implica una ampliación de los limites comerciales, o de la cartera de servicios (según la posición de cada partner) lo que hace que su aplicación se mas fácil y viable. En este tipo de negocios hay un partner proveedor (el cual aporta sus servicios) y un partner vendedor (el cual vende como productos propios a los clientes aquellos que realiza el otro partner).

Supongamos que se desea incrementar la cartera de servicios de una empresa. Se podría implementar esos servicios, lo cual conllevan gastos, o también se puede subcontratar esos servicios (requiere presupuesto y tiene riesgo al estar con una empresa nueva cada que se subcontrata, por ende, no se tiene la completa confianza en la misma) o se puede trabajar con un partner que solucionaría muchos de los problemas mencionados.

 

Ventajas del partnering empresarial

  • Ahorro en la inversión: cuando se trabaja con un partner no es necesario realizar una inversión inicial para mejorar la cadena de producción; como por ejemplo el espacio físico, los equipos de trabajo, el tiempo de formación para los trabajadores un campo que la empresa no conoce, entre otros.
  • Consolidación de la experiencia: cuando se encuentra un aliado que si posee experiencia en el sector que se desea llegar, en el cual no se tiene experiencia, no se debe invertir para empezar de cero no solamente en el proceso productivo, sino en el plan de desarrollo que vaya a manejar la empresa
  • Control del proceso productivo: la enorme diferencia entre subcontratar y tener un partner que acompañe por un objetivo en común, es que este compañero otorgarla capacidad del control total sobre el proceso de producción de los servicios en la empresa
  • Mayor capacidad y aumento de los servicios: la empresa ganaría nuevos servicios al integrarlos en el proceso de forma gratuita, de esta forma reduciría costes y haría el partnering aún más competitivo en el mercado
  • Mejoras en la inversión y aumento en el valor de la empresa: cuando se unen dos empresas, suman su valor económico y el potencial como una sola empresa de servicio. Haciéndola más atractiva para clientes y accionistas
  • La comodidad del cliente: las dos empresas tenían un grupo de clientes ya consolidados y por ende su unión aumentaría la satisfacción entre ambos grupos y de la misma manera, atraerá a los nuevos clientes porque ofrecerá un mejor servicio a unos precios más atractivos y competitivos.

 

Cualidades que deben buscarse en un partner

Cuando se busca un partner la idea es establecer una relación de simbiosis empresarial, por ende, la otra empresa debe ser innovadora y que busque estar en una evolución constante con la otra, de la misma forma debe garantizar una renovación y mejora en los servicios ofrecidos.

La empresa con la que se vaya a unir debe dar respuesta a las debilidades que se hayan encontrado en el negocio y que hubiesen hecho más difícil la integración del servicio en la producción. De esta manera se tendrá la oportunidad de ofrecer un nuevo servicio de calidad a los clientes, pues el partner debe tener experiencia.

Además de esta suma en las fortalezas de cada empresa, también se ampliará la red de contactos y clientes, así mismo las nuevas oportunidades de aprender y el apoyo.

Si se piensa en hacer externo o en ampliar el negocio pero no se tiene la financiación suficiente, pensar en las ventajas del partnering empresarial y valorar a las empresas más cercanas en el sector (que deseen colaborar con el negocio) es una muy buena opción, pues se pueden obtener grandes beneficios de esto, y además de los beneficios, la empresa podría ganar muchísima experiencia y así mismo, sus trabajadores se capacitarían cada vez más, pues se basan también en la experiencia de la otra empresa.

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