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Administración financiera

Comparativo entre costos y gastos

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Al intentar identificar los costos de un negocio es común que se incluya en estos algunos gastos. En el siguiente artículo se hará un comparativo entre costos y gastos para que aprenda a identificarlos y se tomen las decisiones acertadas.

Comparativo entre costos y gastos

¿Qué son los costos?:

Son todos aquellos desembolsos, recursos utilizados, consumidos, invertidos para la producción o fabricación de un producto terminado o prestación del servicio. Los recursos utilizados están directamente relacionados con la fabricación del producto, como puede ser la materia prima, la mano de obra y los costos indirectos de fabricación.

¿Qué son los gastos?: 

Son todos aquellos desembolsos que se realizan externos a la producción o fabricación de un producto terminado o prestación del servicio. Los recursos utilizados no están relacionados con la fabricación directa del producto, como puede ser gastos de comercialización para distribuir el producto o servicio, hacer marketing, administración y ventas, distribución y en sí todo lo externo que no tiene relación con la fabricación o producción del producto.

Ambos son importantes, porque hacen parte de los recursos que se deben utilizar para el objeto del negocio, y es aún más importante que tenga claro el comparativo entre costos y gastos para que identifique cuáles son los costos directamente relacionados con la producción del producto o servicio y cuáles son los externos o los que no están directamente relacionados con su producción o prestación del servicio para que logre tener una radiografía de todos los recursos utilizados y poder así tomar decisiones acertadas encaminadas a la optimización y eficiencia administrativa.

El objetivo de este artículo es que usted logre identificar fácilmente el comparativo entre costos y gastos y no los confunda, por esta razón se mostrará a continuación cómo se distribuyen según el sector:

Costos de una empresa comercializadora

Cuando nos referimos a empresa comercializadora hacemos referencia a la compra y venta de un producto terminado es decir sin alterarlos, por ende el costo de la unidad a vender sería:

  • El precio de compra: El cual está respaldado como soporte un documento o factura que certifica dicha operación.
  • Aranceles de importación: Al precio de la compra se le suman todos aquellos aranceles de importación (en caso de ser productos importados).
  • Otros impuestos: Al precio de la compra se le suma también otros impuestos que no sean recuperables (porque pueden existir otros impuestos recuperables que no serían considerados costos porque se recuperan).
  • Transporte: Al precio de la compra se le suma el transporte de la mercancía desde las bodegas del proveedor hacia la empresa.
  • Almacenamiento: Si se incurrió en un desembolso de recursos por el almacenamiento de los productos, estos también serían considerados como costos.
  • Otros costos: Considere los otros costos, como todos aquellos que sean necesarios y que estén asociados a la compra del producto hasta que se almacenó en la bodega de la empresa para la venta.
  • Descuentos comerciales, rebajas: Puede pasar que en todos los costos en los que se incurrió se logró negociar algún descuento o rebaja, en este caso debe restarse estos valores a todos los costos.

De acuerdo a lo anterior, los costos totales de una empresa comercializadora quedarían representados así:

Costos de una empresa de servicio:

Los costos en una empresa de servicio son todos aquellos recursos asociados o utilizados para prestar dicho servicio:

  • Mano de obra que interviene con la entrega del servicio como tal.
  • Materiales o materias primas las cuales no son tan representativas como los de una empresa productiva pero de igual forma están asociados al servicio.
  • Costos indirectos en la prestación del servicio.

De acuerdo a lo anterior, los costos totales de una empresa de servicio quedarían representados así:

Costos de una empresa productiva:

La empresa productiva es aquella que fabrica o transforma la materia prima en productos terminados. Por ende todos los costos en que incurre una empresa productiva estarían relacionados con todos aquellos necesarios para su fabricación:

  • Materia prima
  • Mano de obra
  • Costos indirectos de fabricación

De acuerdo a lo anterior, los costos totales de una empresa productiva quedarían representados así:

En la siguiente explicación comprenderá aún mejor el comparativo entre costos y gastos:

  • Trabajadores de planta productiva:

En las empresas existen diferentes trabajadores que desempeñan diferentes tareas y roles. En el caso de un trabajador de empresa productiva este ayuda a la fabricación o prestación del servicio directamente, razón por la cual sería considerado como mano de obra directa y formaría parte del costo del producto. Por otra parte si esta empresa cuenta con supervisores que no están relacionados directamente con la producción pero que son necesarios dentro del funcionamiento de la planta productiva sería clasificado como un costo indirecto al producto pero asociado o relacionado obviamente a este y necesario además para su fabricación.

Teniendo en cuenta lo anterior, ambos costos (trabajador y supervisor) van a ser parte del costo de inventario del producto terminado debido a que estuvieron relacionados con la fabricación del producto.

El costo del producto se registra como inventario en el balance general o estado de situación financiera. Y en el estado de resultados se registra como costo de venta cuando el producto sea vendido.

Lea también: Balance general.

  • Vendedor:

Los vendedores ganan una remuneración por parte de la empresa y su función es vender el producto después de que este está terminado, lo que quiere decir que este colaborador no está asociado directamente a la producción y el recurso utilizado es considerado como gasto del período.

Como se puede analizar, todos son necesarios e importantes para el funcionamiento del negocio, pero contablemente unos costos hacen parte de la producción del producto y otros como gastos del periodo.

Tenga en cuenta que dicho gasto se registra en el estado de resultados.

Lea también: Ejemplo de un estado de resultados.

Después de explicar este comparativo entre costos y gastos, veamos cómo se registran en el estado de resultados:

¿Cómo se registran estos costos en el estado de resultados?

Es elemental que conozca cómo se muestran estos costos en el estado de resultados para tomar decisiones acertadas y además para observar cuánto se ha ganado o perdido durante el período:

  • Ingresos por venta: Corresponde al precio de venta por unidades vendidas, o precio de venta por la prestación del servicio. Dicho de otra manera corresponde a los ingresos recibidos por la venta de los productos o servicios.
  • Costo de venta: Está asociado con todos aquellos recursos que fueron utilizados para fabricar el producto que luego fue vendido. Dichos costos están asociados con todos los costos de producción de las unidades vendidas: Materia prima + Mano de obra + CIF. Tenga en cuenta que aquellas unidades que no han sido vendidas no se tienen en cuenta en el estado de resultados, estas se encuentran inventariadas y registradas en el balance general.
  • Margen de contribución: Se obtiene al restar los ingresos por venta menos el costo de venta, con esto se logra conocer cuánto se tiene ganado después de haber descontado todos los costos de producción o la compra del producto terminado (para el caso de una comercializadora) o del servicio prestado (para el caso de una empresa de servicios).
  • Gastos de administración: Al margen de contribución se le descuentan los gastos de administración, venta, distribución, marketing y de todos aquellos gastos, desembolsos o recursos necesarios los cuales no están relacionados con la producción si no con las otras actividades que desarrolla la empresa para su fin.
  • Ganancia o pérdida: Luego de descontar los gastos de administración se logra obtener finalmente la utilidad, ganancia o pérdida del ejercicio en términos productivos y no productivos. De igual forma, posterior esto se debe realizar otros tipos de descuento como los financieros, impuestos, etc. También es importante tener claro que la ganancia o pérdida de un periodo no tiene que ver con flujo de efectivo, en este caso por ejemplo hay desembolsos que no corresponden a efectivo, por lo tanto si usted tiene un negocio debe tener claro cuánto desembolsa en dinero y cuánto por otra parte es el resultado de su ejercicio.

Después de haber estudiado este comparativo entre costos y gastos le recomendamos estudiar los siguientes artículos relacionados:

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Administración financiera

¿Qué es una escisión empresarial?

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Escisión empresarial

La escisión empresarial es un término utilizado para referirse a la división de una empresa con el propósito de crear una empresa nueva. En ella, la compañía principal cede y desprende algunos derechos de sus activos y pasivos para la formación de una nueva empresa o capitalizar para el crecimiento de alguna empresa ya existente. Una escisión empresarial no implica en ningún caso la desaparición de alguna empresa.

En otras palabras, es la operación por la cual se divide total o parcialmente el patrimonio de una empresa para que se transmita, sin incurrir a liquidaciones, la parte o las partes que resulten a otras empresas nuevas o que ya existieran.

 

Tipos de escisión

  • Escisión total: sucede cuando una entidad se divide en dos o más partes la totalidad de su patrimonio social y lo transmite en bloques de dos o más empresas (sean nuevas o ya existentes), mediante la atribución de sus socios, con arreglo a una norma proporcional de los valores representativos del capital social de las entidades adquirientes de la aportación.
  • Escisión parcial: Sucede cuando una entidad segrega una o varias partes de su patrimonio para que construyan ramas de las actividades de la empresa y las transmite en bloque, recibiendo a cambio valores representativos del capital social de estas; las cuales deberá atribuir a su negocio.
  • Escisión de participaciones mayoritarias: Es cuando una entidad segrega solo una parte de su patrimonio, constituida por las participaciones en el capital de otras entidades que confieran la mayoría del capital en las mismas. Transmite a otra entidad, recibiendo a cambio valores representativos del capital de la entidad que se adquirió, la cual debe atribuirse a sus socios.

Figuras básicas de la escisión

La escisión posee tres figuras básicas para llevarse a cabo:

  • Incorporación: es dada cuando la parte que separa pasa a ser de una sociedad ya constituida
  • Fusión: Se da cuando varias empresas ceden partes de sus activos para la creación de una nueva sociedad.
  • Escisión interna o propia: Sucede cuando una empresa adiciona una parte de su patrimonio para la construcción de una nueva empresa

Manejo legal de la escisión empresarial

Se dice que existe una escisión legal cuando:

  • Una sociedad usa parte de sus recursos para transferirlos en una o varias partes, a una o más sociedades existentes; o las destina a la creación de una o más sociedades.
  • Una sociedad se separa sin la implicación de una liquidación al dividir sus propiedades en dos o más partes, las cuales se transfieren a sociedades nuevas o ya existentes.

Agentes de la escisión

Para estos procesos existen dos agentes:

  • La sociedad escindente: es la empresa que genera la operación (o las empresas, en caso de que sean más de una)
  • Sociedad beneficiaria: La sociedad que resulta después del proceso de partición.

 

¿Por qué se escinden las empresas?

Los casos más importantes de escisión han tenido una fuerte relación con la sucesión de empresas, por lo general en empresas familiares, no constituida como sociedad anónima o con acciones nominativas. Las desavenencias personales o de intereses entre los herederos llevan en la mayoría de ocasiones a escindir las empresas. En otros casos, cuando hay desacuerdo entre los socios fundadores también se escinde una empresa. Por lo general, estos casos no corresponden precisamente a una conveniencia respecto a la eficiencia o la rentabilidad de las nuevas empresas o a algún problema de dimensión en la empresa inicial.

Entre los pocos casos de “escisión estratégica”, se pueden identificar como causas: las barreras institucionales como el establecimiento de la empresa en distintos países o el aprovechamiento de los incentivos a la creación de empresas. Constantemente, la creación de filiales corresponde a los mismos motivos de la escisión: diversificar riesgos y limitar la responsabilidad, y sobre todo, el apalancamiento del capital.

En la escisión propia, la separación del patrimonio podría suponer una separación de intereses entre los accionistas, o bien, una confluencia entre estos. Es decir, los accionistas podrán repartirse las empresas que resulten o repartir las acciones de las nuevas empresas entre todos los accionistas, proporcionalmente a las cuotas de la empresa original. En ocasiones, las gestiones administrativas pueden dar como resultado real la expulsión de accionistas incautos hacia una empresa que va a fracasar, en beneficio de la consolidación de los intereses mayoritarios e indiscutibles.

También le puede interesar: ¿Qué es el apalancamiento?

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Estado de resultados

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Estado de Resultados

También conocido como “Estado de ingresos y egresos”, “Estado de rentas y gastos” o “Estado de perdidas y ganancias”. El Estado de resultados es uno de los estados financieros básicos e importantes que se elaboran en el sistema contable, el cual muestra cuánto se perdió o cuánto se ganó en un período de tiempo determinado, es decir el resultado del ejercicio. De esta manera podemos darnos cuenta como operó la empresa durante el periodo y como obtuvo sus resultados positivos o negativos.

¿Qué información se requiere para construir un Estado de resultados?

Para construir un estado de resultados es necesario tener de primera mano el balance general, ya que éste muestra la situación financiera de la empresa en una fecha determinada y dentro de sus elementos se encuentra el rubro del capital contable o patrimonio donde se logran identificar los resultados de ejercicios anteriores y del ejercicio actual, es decir, el balance general ya nos va a mostrar si la empresa o negocio tuvo pérdidas o ganancias en un periodo de tiempo determinado. Ahora bien, si ya éste estado financiero nos muestra el resultado de su ejercicio ¿Qué función cumple el estado de resultados? La respuesta es muy sencilla, porque con el estado de resultados se logra definir y sacar conclusiones con relación a si las áreas estratégicas del negocio están dando el resultado esperado, de lo contrario solamente quedaría en una fría cifra.

¿Qué información comprende el estado de resultados?

El estado de resultados comprende la información de solo un período, es decir de un año calendario como máximo, aunque claro está que también se pueden construir de forma mensual, trimestral, semestral etc. como lo hacen muchas empresas de acuerdo a las necesidades de información del negocio.

El Estado de Resultados muestra además la siguiente información:

estado de resultados

La presentación de un estado de resultados varía dependiendo de la actividad económica de la empresa, es decir si es comercial, de servicios o manufacturera. ABCFinanzas.com le recomienda ver ¿Qué diferencia hay entre el estado de resultados de una empresa de servicios, una manufacturera y una comercial?

Las ventas y el costo de ventas, son rubros que dan el primer resultado que se llama utilidad bruta. En este primer dato se logra analizar el margen de utilidad que la empresa logra obtener entre el precio de venta y su costo de producción, algo así como si se comprara mercancía por un total de $ 585.800 y se vendiera por $ 1.000.000 en total. La ganancia obtenida seria $ 414.200.

estado de resultados

Después muestra los gastos de operación del negocio, el cual se compone de los gastos de venta, gastos administrativos, gastos financieros y en general todos aquellos gastos que no intervienen en el proceso productivo directamente.

estado de resultados

El resultado de restar a la utilidad bruta los gastos de operación es llamado utilidad en operación, donde además se deben añadir otros rubros de ingresos y de gastos. ¿Por qué se debe añadir otros ingresos y otros gastos en este resultado? Se le llama otros ingresos o productos a todas aquellas ganancias que la empresa obtuvo producto de actividades que no responden a su propósito principal como por ejemplo aquellas ganancias que se obtienen por abrir un CDT  o cuenta de ahorro de los cuales  se generan intereses, o también puede ser cuando se decide reemplazar un activo y al vender este se obtiene una ganancia a estos, también podría ser rentas por arrendamiento, a todo esto se le denomina otros ingresos.

Se le llama otros gastos a aquellos que están relacionados a la misma razón, es decir responde a todos aquellos gastos que la empresa obtuvo producto de actividades que no responden a su propósito principal, como por ejemplo las comisiones que cobran los bancos por el manejo de las cuentas y productos. Estos son gastos que no tienen nada que ver con la operación pero se deben registrar y reflejar en la información financiera.

estado de resultados

Después de sumarle a la utilidad de operación los otros ingresos o productos y restarle los otros gastos se obtiene la utilidad antes de impuestos sobre la cual la empresa tiene la obligación de contribuir y pagar los impuestos  de acuerdo a la legislación que sea aplicada. Por ejemplo para Colombia el impuesto se le conoce como impuesto sobre la renta (ISR). También sobre ésta utilidad se calculará lo que va a repartirse a los trabajadores como reconocimiento a su labor en la generación de éstas mismas a lo que se le conoce como participación de los trabajadores en las utilidades (PTU).

estado de resultados

Restados los componentes de ISR y PTU sobre la utilidad antes de ISR y PTU se obtiene la utilidad neta. Éste resultado se somete al criterio de los accionistas de la empresa para que decidan cuánto de esta utilidad retirarán como dividendos o ganancias para ellos. Al descontar los dividendos repartidos entre los accionistas de la empresa de la utilidad neta se obtiene la utilidad retenida la cual se registra en el balance general como utilidad del ejercicio anterior.

¿Qué diferencia existe entre el gasto y el costo?

Al presentar un estado de resultados se logra observar que existen dos componentes fundamentales, como lo son los costos y los gastos, por lo tanto es importante mencionar cual es la diferencia que existe entre estos dos conceptos:

¿Qué es un costo?

Es todo valor económico en que la empresa incurre con el propósito de elaborar el producto, es decir todo aquel que esté directamente relacionado con su fabricación. Por esta razón dicho capital invertido para la elaboración de los productos y que se materializa en el concepto “inventario” se compone de la mano de obra directa, materia prima directa y costos indirectos de fabricación. es decir que antes de ser comparado contra los ingresos del periodo, sufre primero un proceso de acumulación en una partida del activo llamado inventario. Esto es debido a que el costo se compara con los ingresos en el momento en que se tenga el dato de cuántas unidades se vendieron, por ejemplo si durante un periodo se producen 200 unidades las cuales para producirlas se incurrieron en costos totales por $ 2.000 (total costo $ 400.000) y solamente se venden 100 unidades, quiere decir que los ingresos del periodo solo serán afectados por la mitad de esos costos ($ 100.000). De esta manera en el estado de resultados se reflejarán los ingresos por ventas ($ 100.000) y a esto se le resta el costo de estas 100 unidades vendidas ($ 100.000) obteniendo así la utilidad bruta.

¿Qué es un gasto?

Es todo aquel valor económico que no guarda relación directa en la elaboración del producto, estos a diferencia de los costos son comparados directamente con los ingresos del periodo y se clasifican además en gastos de administración, ventas y financieros. Es decir que independientemente de las ventas o costos incurridos en la producción se aplicarán o deducirán en su totalidad, de los ingresos.

Teniendo en cuenta las definiciones anteriores, es importante concluir que los valores económicos en los que incurre la empresa para producir un producto se pueden clasificar como costo o gasto, y esta categorización no depende tanto de su propósito, depende más del proceso de producción. Por ejemplo el sueldo el jefe de producción y el del jefe de personal son en sí mismos gastos que tienen el mismo propósito que es el de retribuir el trabajo de estas personas. Pero el sueldo del jefe de producción al estar relacionado con el proceso de fabricación se registrara como un costo de producción, el del jefe de personal, como un gasto del periodo.

¿Cómo interpretar un estado de resultados?

El estado de resultados es una herramienta que nos permite valorar cómo ha sido la operación y gestión del negocio en cada una de las áreas de la empresa, debido a que cada una de las cuentas que se describen en el estado de resultados refleja el qué hacer de un área específica. Por ejemplo:

Ventas

Este ítem del estado de resultados muestra el desempeño del área de ventas la cual tiene un responsable que es el director comercial o de mercadeo. Este rubro permite analizar su gestión o trabajo mediante el análisis de las cifras señaladas en este estado financiero para determinar si el área de ventas cumplió con la meta establecida o la superó.

Costo de ventas

El área responsable de éste rubro es el área de operaciones o de producción, por lo tanto se podría evaluar la gestión o trabajo del director de operaciones, y analizar si el margen de utilidad obtenida corresponde al límite de los costos que se presupuestaron o estimaron para el período, es decir si se cumplió con el porcentaje del costo sobre el precio de las ventas el cual debe ser máximo del 60%.

Gastos de operación

El área responsable de este rubro es el área de recursos administrativos, área responsable del gasto de la operación del negocio. Su resultado permite determinar si el director administrativo logró cumplir con el presupuesto establecido por la compañía, es decir si logro disminuirlo o por el contrario lo sobrepasó.

Gracias al estado de resultados, se puede analizar y evaluar la gestión operativa del negocio y cada una de las áreas responsables, todo con miras a que este sea un insumo para la toma de decisiones y la optimización de los recursos del negocio.

ABCFinanzas.com le recomienda ver ¿Qué diferencia hay entre el estado de resultados de una empresa de servicios, una manufacturera y una comercial?.




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Administración financiera

¿Qué es la administración financiera?

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¿Qué es la administración financiera?


Comúnmente se asume que el objetivo principal de la Administración Financiera radica en la maximización de las utilidades, pues bien, en la práctica es mucho más que eso, y lo es dado que pese a la importancia de la utilidad, existen factores tales como la sostenibilidad y el crecimiento, que hacen que el objetivo básico financiero trascienda el corto plazo.

Por definición, la Administración Financiera dentro de una organización, consiste en la planificación de los recursos económicos, para definir y determinar cuáles son las fuentes de dinero más convenientes, para que dichos recursos sean aplicados en forma óptima, y así poder asumir todos los compromisos económicos de corto, mediano y largo plazo; expresos y latentes, que tenga la empresa, reduciendo riesgos e incrementando el valor de la organización, considerando la permanencia y el crecimiento en el mercado, la eficiencia de los recursos y la satisfacción del personal.

En un marco conceptual general la administración financiera se puede considerar como una forma de la economía aplicada que se sustenta en alto grado en conceptos económicos.

Funciones y objetivos de la administración financiera

  • Determinar la viabilidad de las fuentes de dinero (operacionales y de financiación)
  • Analizar oportunidades financieras
  • Presupuestar y proyectar
  • Controlar los recursos económicos
  • Gestionar las inversiones y los activos
  • Gestionar impuestos
  • Maximizar utilidades
  • Gestionar los dividendos

Todas estas funciones deben desarrollarse en aras de garantizar la permanencia y el crecimiento de la organización en el mercado.

Administración Financiera Vs. Finanzas

Es común equivocar estos términos en forma conceptual, y en teoría existe una diferencia muy clara entre las finanzas y la administración financiera. Las finanzas están compuestas básicamente por tres aspectos financieros:

  • Mercados de dinero y capitales
  • Inversiones
  • Administración financiera

Es decir, la administración financiera es un aspecto que se encuentra contenido en el concepto: finanzas, por tal razón comparten objetivos y funciones.

 

Breve historia de la Administración: Historia de la administración




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